16.5.2024
Matthias Aumann

Zeitmanagement-Methoden für Geschäftsführer und Führungskräfte

Als Geschäftsführer oder Führungskraft eines mittelständischen Unternehmens oder KMUs kennst du das Gefühl, von Aufgaben überwältigt zu sein. Aber mit den richtigen Priorisierungs- und Zeitmanagement-Methoden kannst du Ordnung ins Chaos bringen. Hier sind weitere Techniken und praktische Tipps, wie du diese im Alltag umsetzen kannst.

1. OKR-Methode: Ziele und Schlüsselergebnisse

Objectives and Key Results (OKR) ist eine Methode, die dir hilft, Unternehmensziele klar zu definieren und messbare Ergebnisse festzulegen. Setze dir 3-5 Hauptziele pro Quartal und bestimme für jedes Ziel 3-5 Schlüsselergebnisse. Dies ermöglicht es dir, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder im Team weiß, was wichtig ist und worauf er hinarbeiten sollte.

Beispiel: Dein Ziel könnte sein, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Ein Schlüsselergebnis dazu könnte sein, die Antwortzeit auf Kundenanfragen um 50% zu reduzieren.

2. Zeitmanagement-Matrix von Covey

Diese Matrix teilt deine Aufgaben in vier Quadranten ein: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, nicht wichtig aber dringend, und weder wichtig noch dringend. Sie hilft dir, deine Zeit und Energie auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist und nicht nur dringend erscheint.

Praktischer Tipp: Beginne deinen Tag mit Aufgaben aus dem Quadranten "wichtig aber nicht dringend". Diese sind oft strategischer Natur und tragen langfristig zum Unternehmenserfolg bei.

3. Die Pomodoro-Technik: Konzentrierte Arbeitsblöcke

Die Pomodoro-Technik besteht darin, deine Arbeit in 25-minütige Blöcke zu teilen, getrennt durch 5-minütige Pausen. Nach vier "Pomodoros" nimmst du eine längere Pause. Diese Methode fördert die Konzentration und verhindert Burnout.

Praktischer Tipp: Nutze einen Timer und informiere dein Team über diese Arbeitsweise, um Unterbrechungen während deiner fokussierten Arbeitsphasen zu minimieren.

4. Delegation: Kunst des Loslassens

Als Geschäftsführer musst du nicht alles selbst machen. Identifiziere Aufgaben, die andere genauso gut oder sogar besser erledigen können, und delegiere diese. Dies gibt dir mehr Zeit für strategische Aufgaben und fördert die Entwicklung deines Teams.

Praktischer Tipp: Stelle sicher, dass du klare Anweisungen und Erwartungen kommunizierst, wenn du Aufgaben delegierst, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Digitale Werkzeuge zur Priorisierung und Zeitmanagement

Nutze digitale Werkzeuge wie Trello, Asana oder Monday.com, um Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Deadlines zu verwalten. Diese Tools bieten visuelle Übersichten deiner Projekte und erleichtern die Zusammenarbeit im Team.

Praktischer Tipp: Wähle ein Tool, das zu deinen spezifischen Bedürfnissen und denen deines Teams passt, und nutze regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle effektiv damit arbeiten können.

Indem du diese Strategien und Techniken anwendest, kannst du deine Effektivität als Geschäftsführer steigern und ein Umfeld schaffen, in dem dein Unternehmen und dein Team gedeihen können. Denke daran, dass Zeitmanagement und Priorisierung nicht nur darum gehen, mehr zu arbeiten, sondern smarter zu arbeiten.

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Matthias Aumann
Geschäftsführer

Matthias Aumann hat 2018 Mission Mittelstand ins Leben gerufen um den kleinen & mittelständischen Unternehmen zu helfen, den Mittelstand in Deutschland zu stärken.

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